Künstliche Intelligenz

KI im KMU-Alltag: Chancen nutzen, Risiken im Griff behalten

Künstliche Intelligenz (KI) ist heute fester Bestandteil unseres Arbeitslebens. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) setzen vermehrt KI ein – sei es um Routineaufgaben zu automatisieren, den Kundenservice zu optimieren oder Kennzahlen schneller auszuwerten. Die Vorteile sind unverkennbar: Effizienzsteigerung, Kostensenkung und fundiertere Entscheidungen. Gleichzeitig bestehen Risiken, die KMU kennen und beachten sollten, damit der Einsatz von von KI sicher und gewinnbringend gelingt.

Funktionsweise von KI-Tools

KI-Tools arbeiten mit grossen Datenmengen und Wahrscheinlichkeitsmodellen. Sie können Texte erstellen, Fragen  beantworten, Sprachen übersetzen oder Geschäftsdaten analysieren.

Zu beachten sind dabei insbesondere folgende Punkte:

• Datensicherheit: Eingaben können vom Anbieter gespeichert und weiterverwendet werden. Vertrauliche Geschäftsdaten oder Kundendaten sollten deshalb nicht in frei verfügbare KI-Tools eingegeben werden.
• Qualität der Ergebnisse: KI generiert stets eine Antwort – auch wenn diese ungenau oder fehlerhaft sein kann. Ergebnisse müssen daher kritisch geprüft und bei Bedarf mit weiteren Quellen abgeglichen werden.
• Abhängigkeit von Daten: Die Resultate hängen stark von der Qualität und Aktualität der zugrunde liegenden Daten ab.  Veraltete oder lückenhafte Daten führen zu verzerrten Resultaten – eine menschliche Beurteilung bleibt deshalb unerlässlich.

Beispiele aus der Praxis

• Buchhaltung: Automatisierte Belegerfassung und Auswertung
• Marketing: Textvorschläge für Newsletter oder Social Media
• Kundenservice: Chatbots für einfache Anfragen
• Übersetzungen: Rasche Übersetzungen von Angeboten oder E-Mails
• Datenanalyse: Erkennen von Verkaufstrends oder Optimierung von Lagerbeständen.

Rahmenbedingungen festlegen

Damit der Einsatz von KI einen Mehrwert bringt, sollten KMU folgende Fragen klären:

• Wo liegt der konkrete Nutzen? (Zeitgewinn, Kostenersparnis, bessere Kundenbetreuung)
• Welche Tools sind im Betrieb erlaubt? (z.B. branchenspezifische Software mit KI-Funktion)
• Wer trägt die Verantwortung? (Das Unternehmen haftet für die Richtigkeit der Ergebnisse.)

Mitarbeitende informieren und korrekt schulen

Wie alles im Leben will auch der Umgang mit KI gelernt sein: Die Mitarbeitenden sollten die Grundprinzipien von KI verstehen und wissen, welche Tools im Betrieb erlaubt sind und wie diese konkret angewendet werden. Zudem sind sie für die Risiken, die mit der Nutzung von KI verbunden sind, zu sensibilisieren und über die intern geltenden Regeln zu orientieren. Klare Richtlinien, kurze Schulungen und ein regelmässiger Austausch im Team schaffen Sicherheit, fördern das Vertrauen in die Technologie und reduzieren Risiken im täglichen Einsatz.

1. Zulässige Tools kennen: Welche KI-Anwendungen sind im Betrieb erlaubt – und welche nicht? Eine klare Liste hilft, Fehlanwendungen zu vermeiden.
2. Datenschutz beachten: Vertrauliche Geschäftsdaten oder Kundendaten dürfen nicht in offene Systeme eingegeben werden. Sensibilisierung für Datenschutz ist zentral.
3. Ergebnisse prüfen: KI liefert Vorschläge, aber keine Garantien. Mitarbeitende müssen lernen, Resultate kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls mit anderen Quellen zu vergleichen.
4. Verantwortung wahrnehmen: KI ist ein Hilfsmittel, die Verantwortung liegt letztlich jedoch beim Menschen. Mitarbeitende sollten verstehen, dass sie für die Qualität der Arbeitsergebnisse mitverantwortlich sind.

Quelle: EXPERT Info 3/2025